小規模・中規模ビル、なかでも築年数が経過したビルの場合、画一的なテナント募集だけでは入居促進は困難です。室内の原状回復だけでなく、玄関や共用スペースのリノベーションを検討するなど創意工夫が必要です。また、立地条件や周辺環境、市場トレンドの変化をふまえ、大胆な用途変更も視野に入れて考えることが空室率改善への近道です。

ビル管理が専門でない不動産会社や大手エレベーター会社の場合、業務の多くをアウトソーシング（外部委託）しています。そのため急なトラブルや緊急時の対応が遅く、責任の所在があいまいでテナントの不満につながる恐れがあります。近年、深夜・休日に活動するなど、働き方が大きく変化しています。ビル管理は単に建物や設備の維持だけではなく、入居者の安心・安全に直結しています。迅速に対応できる管理会社を選ぶことが大切です。

多くの業務をアウトソーシング（外部委託）する大手管理会社の場合、本来は不要なコストを支払っている可能性があるので注意が必要です。ビル管理の内容・コストについては定期的な見直しが必要です。また、担当者にビル管理のノウハウや技術がなく、マニュアル対応の場合は管理会社そのものを検討すべきです。一方、極端なコスト削減はサービスの低下を招く恐れがあります。ビルの劣化やサービス低下につながるため、ご注意ください。

深夜や休日などを含め、急なトラブルや設備の故障に迅速対応することは、テナントの満足度向上に寄与します。そのためには、複数業者への委託よりも一括委託が効果的。さらにテナントから管理会社に直接連絡できる仕組みがあれば安心です。自主管理に固執する必要はありません。面倒な管理をプロに任せることで、オーナーはテナント満足向上の施策やビル経営に集中できます。

建物は経年劣化により、さまざまな設備の不具合が同時に発生するため、竣工時から将来の改修に備えて準備を進めることが肝心です。修繕費用の予算化とともに、テナント目線で改修計画の優先順位を策定しましょう。気持ちや資金に余裕を持つビル経営には、建築と設備の両面に詳しい管理会社への依頼が最適です。

区分所有のビル・マンションを保有する場合、関わる人が複数になるため意思決定のスピードが遅く、意見が対立することもあります。そのため、権利者全員の意見をまとめるのは困難が伴います。全員の理解を得るには丁寧な説明が必要。普段からの意思疎通を忘れないことが肝心です。また、日常の管理についての説明と、分かりやすい決算書類の作成ができる管理会社を選ぶことが重要です。